Smartere virksomhetsstyring med riktig ERP-system

Mange av operasjonene i et ERP-system krever interaksjon med ansatte i alle roller – som for eksempel lønn, utlegg og fraværsregistrering. Det skal være tilgjengelig, intuitivt og enkelt å bruke for den ansatte. Du skal ikke bruke unødvendig med tid i et ERP-system, og det skal være enkelt å gjøre det riktig første gang – både ved kontorpulten og på bussen hjem.

Vurder leverandørens sikkerhetsrutiner og -ressurser. Et ERP-system inneholder mye sensitiv og viktig informasjon for virksomheten, og er derfor viktig å beskytte. Se også på leverandørens og systemets evne til å overholde relevante lover og forskrifter, som GDPR. 

Det norske lovverket er unikt, og organisasjonsstruktur og -kulturen er ikke som alle andre steder, og ikke enkelt å tilpasse seg til. Leverandørens lokalkunnskap er viktig, fordi systemet skal være tilpasset norske forhold – ikke motsatt.

I dag er det omtrent selvsagt at du velger en skyløsning, som gjør det mulig å skape innovasjon på et helt annet nivå enn den lokalt installerte programvaren. Moderne teknologi favner også kunstig intelligens (AI) som automatiserer og effektiviserer mange prosesser i et ERP-system. Velg en leverandør som satser på kunstig intelligens og andre teknologiske fremskritt som kan bidra til et mer effektivt, sikkert, omfattende og bedre ERP-system i fremtiden.

Når du anskaffer et ERP-system, spesielt for større og komplekse virksomheter, har du gått inn i et langsiktig samarbeid. Sørg for at leverandøren opptrer som en partner, og forstår deg, ditt behov, dine mål og din bransje. 

God opplæring, forståelige hjelpeartikler, kompetent support, tilgjengelige tjenester og regelmessig oppfølging er elementer som er med på å gjøre en leverandør til en samarbeidspartner. 

Noen av modulene i et ERP-system dekker kjernefunksjonaliteten som blant annet lønn og økonomi, mens andre er avgjørende for å tilpasse til virksomhetens drift. Det kan for eksempel være prosjektstyring, lager og logistikk eller bemanningsplanlegging. I disse tilfellene må systemet ha mulighet til å være omfattende nok, eller gode nok på integrasjoner.

Dersom du har planer om at virksomheten skal vokse, bør du vurdere et ERP-system som kan vokse med deg. Det betyr at du har mulighet til å spe på med funksjonalitet, og at systemet takler mer data.

Siden et ERP-system er hjertet i forretningsdriften, er det mange fordeler og muligheter ved å integrere andre systemer mot ERP-systemet. Et godt ERP-system bør kunne tillate integrasjoner til andre programvareløsninger som allerede er i bruk gjennom åpne API-er. Det bidrar til økt effektivitet og bedre informasjonsflyt.

Forstå de totale kostnadene knyttet til ERP-systemet. Dette inkluderer ikke bare den innledende investeringen, men også langsiktige kostnader som vedlikehold, oppgraderinger og brukeropplæring. En skyløsning vil for eksempel fjerne kostnaden for vedlikehold og oppgraderinger.

Gir ledere innsikten og oversikten de trenger for å ta gode beslutninger. Et ERP-system inneholder mye informasjon som det er fornuftig å se nærmere på. Gode rapporter, egne rapporter, prediksjoner og muligheten til å drille seg ned i detaljer gir deg denne muligheten. Systemet bør legge til rette for dette.

ERP står for "Enterprise Resource Planning". Vi kan oversette det til “virksomhetsstyring” på norsk.

Hovedmålet med ERP er å sørge for at ulike sentrale deler av virksomheten, som for eksempel økonomi, HR, lønn og innkjøp, jobber godt sammen for å øke effektiviteten og samhandlingen i virksomheten.

Et ERP-system fungerer som et nav i virksomheten, med en sentral database (ofte kalt masterdata) som samler ulike kjernefunksjoner i ett system.

Et ERP-system bidrar til bedre virksomhetsstyring ved å sentralisere og automatisere forretningsprosesser. Dette fører til mer effektive arbeidsflyter, bedre datainnsikt og mer informerte beslutninger. Systemet hjelper også med å sikre overholdelse av regelverk og forbedre samarbeidet mellom ulike avdelinger.

Alle virksomheter kan dra nytte av et ERP-system, men det er spesielt viktig for mellomstore og store virksomheter.

ERP-systemer samler nøkkelinformasjon – blant annet årets inntekter, lønn og innkjøp – som er nyttig å vite når du planlegger budsjettet for neste år.

Et godt ERP-system er avgjørende fordi det tilbyr en integrert og datadrevet tilnærming for å forbedre effektiviteten og beslutningsprosessene i en virksomhet.

Fleksibilitet og skalerbarhet refererer til et ERP-systems evne til å tilpasse seg virksomhetens vekst og endrede behov, ved å tillate tillegg av funksjonalitet og håndtering av mer data.

Integrering av andre systemer mot et ERP-system øker effektiviteten og forbedrer informasjonsflyten.