Når nytt år nærmer seg vil ansatte forvente at opparbeidede timer som ikke har blitt tatt ut i avspasering skal bli utbetalt i lønn, eller overføres til neste år. Uten kontroll på disse dagene risikerer du en betydelig kostnad.
Mange arbeidstakere vil av ulike årsaker opparbeide seg mange timer i banken gjennom året. Ofte får de ikke tatt det ut i avspasering eller som lønn på grunn av andre, presserende oppgaver. Det er da problemene oppstår.
Store kostnader ved oppsigelse
Du trenger ikke å være ekspert på arbeidsmiljøloven, men det er viktig å være bevisst på ansvaret du har som leder når det kommer til å sørge for at arbeidstakerne avvikler avspasering inneværende år.
Jeg ser stadig eksempler hvor ansatte har opp til 30 timer utestående i timebanken mot slutten av året. Dersom vedkommende skulle si opp jobben vil det koste virksomheten mye å betale ut den ansatte for disse opptjente timene. Dette beløpet går også inn i grunnlaget for feriepenger, noe som betyr at den totale utbetalingen blir enda høyere. Mye av denne kostnaden kan du spare deg for ved å planlegge avspasering fortløpende gjennom året. Dette ansvaret ligger hos den ansattes nærmeste leder, men de trenger en ordre fra høyere hold.
I større virksomheter kan det samlede antallet i timebanken til alle ansatte utgjøre store beløp som man risikerer å måtte betale ut ved oppsigelser. Jeg har sett eksempler på bedrifter som har hundrevis av utestående timer på slutten av året.
Fleksitid krever gode rutiner og planlegging
Planlegging er mye av nøkkelen for å unngå å havne i slike situasjoner. Det er viktig at ledere er bevisst på at de har et ansvar for at de ansatte faktisk avspaserer opptjent fleksitid innenfor riktige tidsrom.
Vi har ingen lovfestede regler for uttak og overføring av avspaseringstimer i Norge. Derfor står hver enkelt virksomhet og arbeidstaker fritt til å avtale nærmere hvordan disse skal tas ut. For enkelte er dette regulert i en lokal avtale eller gjennom tariffavtalen. Det er vanlig å sette en grense for hvor mange timer som kan overføres til et nytt år.
Husk at ledere har styringsrett på uttak av fleksitid fra timebank
Det er imidlertid normalt at det ikke er inngått avtaler i detalj om hvilke regler som gjelder ved avspasering. Det kan likevel være fornuftig at ansatte som jobber fleksitid kan ta ut disse timene i avspasering når det er mindre å gjøre.
Ledere bør være bevisste på styringsretten de har til å bestemme tidspunktet for når disse avspaseringstimene og/eller avspaseringsdagene skal avvikles. Starter du planleggingen tidlig, har du resten av året til å holde styringen.
Det betyr med andre ord at arbeidsgiver kan kreve at avspaseringstiden deles opp på ulike dager og timer, og på den måten planlegge det slik at avspasering blir tatt ut i rolige perioder. Lar du det skure og gå gjennom året vil du oppleve at det er lite handlingsrom for å rette opp i dette på slutten av året.
Fleksitid satt i system
Det er avgjørende at bedriften har et system til å håndtere fleksitid, slik at både ledere og ansatte har oppdatert oversikt både over timebanken, samt planlagte og gjennomførte avspaseringsdager.
Ved bruk av et godt timeregistreringssystem vil den ansatte kunne registrere sin arbeidstid. På grunnlag av registrert arbeidstid bør timeregistreringssystemet automatisk beregne timer, tillegg, overtid og fleksitid. Medarbeiderne har alltid oversikt og kan selv registrere timene sine. Samtidig har økonomiavdelingen alltid en sanntidsoversikt, og nøkkelinformasjon kan enkelt hentes ut for fakturering, lønnsutbetaling, administrasjon og rapportering.
