I dagens dynamiske arbeidsmarked kan det være en utfordring å balansere mellom å dekke det daglige behovet for arbeidskraft og samtidig holde kostnadene i sjakk. Mange bedrifter tyr til vikarer for å opprettholde driften, men hva om vi kunne erstatte denne avhengigheten med en robust heltidskultur? Les videre om hvordan en slik omstilling kan gjøre en forskjell.
I stedet for å stadig være på jakt etter vikarer for å dekke umiddelbare behov, fokuser på å ha riktig kompetanse tilstede til enhver tid. Det er alltid fornuftig å revidere en bemanningsplan for å se om det er mulig å flytte på oppgavene, slik at du alltid har den riktige kompetansen tilstede på jobb. Det krever god koordinasjon mellom produksjonsplanleggingen og bemanningsplanleggingen. Først må behovene defineres og arbeidsplaner som gjenspeiler behovene utvikles. Deretter må de nødvendige ressursene defineres og hvorvidt man har tilgang på den nødvendige kompetansen undersøkes.
Øk grunnbemanningen ved å konvertere deltidsroller til heltid når det er mulig. Ved å beholde mer stabil arbeidskraft, blir det enklere å håndtere uforutsigbare fravær uten å måtte benytte vikarer. Dette kan i mange tilfeller gjøres uten å øke de totale kostnadene vesentlig, samtidig som det gir de ansatte en mer forutsigbar arbeidssituasjon.
For eksempel gjennomførte Sauherad kommune kunststykket å etablere flere heltidsstillinger, sette fart på den faglige utviklingen og øke kvaliteten på tjenestene sine, uten at regningen ble større. Blant annet omgjorde kommunen små vikarstillinger til større såkalte ressursstillinger. Det innebærer at en del av stillingsprosenten brukes til å dekke behov ved ulike avdelinger. For eksempel kan den ansatte i ressursstillingen ha 60 prosent fast stilling og en avtale om å flytte på seg til de avdelingene som har behov for det i de resterende 40 prosentene.
Et godt råd er undersøke hvor mange årsverk dere brukte i fjor, kontra hva det vil koste å øke grunnbemanningen. I flere tilfeller viser det seg at det lønner seg å øke grunnbemanningen i den grad at man kan håndtere et fravær eller to uten å leie inn vikarer for å demme opp for tapet i arbeidskraft.
En av utfordringene med rullerende plan/skift er at den gir begrenset forutsigbarhet utover de ukene planen rullerer. På planleggingstidspunktet har man ofte ikke kjennskap til behov og ønsker som kommer frem i tid og som man ikke får lagt inn i planene på en god måte. Dette kan være ferie, avspaseringer, permisjoner og lignende. Dermed oppstår avvik som må håndteres ad-hoc og det er en tidstyv. Her kan årsturnus eller kalenderplaner være en bedre måte å planlegge på.
Vurder å etablere et internt vikarkontor for å dra nytte av bedriftens egne ansatte, spesielt de som ønsker å jobbe mer utenfor sine faste timer. Dette kan redusere kostnadene knyttet til eksterne byråer, samtidig som det gir ansatte flere muligheter.
Vår ressursstyringsløsning Flyt spiller en sentral rolle i å støtte og etablere en heltidskultur i din virksomhet, gjennom blant annet følgende funksjonalitet:
Flytvakt-funksjon:
Gir fleksibilitet ved å la ansatte primært arbeide i én avdeling, men flyttes etter behov. Dette effektiviserer ressursbruken og reduserer behovet for deltidsstillinger, samtidig som det gir ansatte en fast base.
Rapporteringsverktøy:
Tilbyr innsikt i ressursbruk, slik at ledelsen kan identifisere muligheter for å øke stillingsbrøker, optimalisere bemanningen og fremme heltidsstillinger.
Grafiske styringsverktøy:
Visualiserer fraværsdata for å avdekke trender og vurdere tiltak som kan redusere fravær og øke heltidsandelen.
Heltidskultur i praksis bidrar til å skape en stabil, robust og kostnadseffektiv arbeidsstyrke. Som et resultat kan virksomheter minske avhengigheten av vikarer, forbedre arbeidsmiljøet, og til syvende og sist, tilby bedre tjenester.